Hoe pakt u verandermanagement aan?

Alle (succesvolle) organisaties behoren in te spelen op veranderingen en continu bezig te zijn met verbeterprocessen. Denk hierbij aan kwaliteitstrajecten, kostenreducties, efficiëntie programma’s of cultuurverandering. Deze issues gaan elke ondernemer én medewerker aan. Helaas is dit in veel gevallen niet de werkelijkheid. Zolang de wereld verandert, hoort een organisatie te veranderen. Om in te spelen op veranderingen is verandermanagement nodig. Houd er echter rekening mee dat veranderingen weerstand kunnen oproepen bij medewerkers. Hoe pakt u dus verandermanagement het beste aan?

Verandermanagement door de jaren heen

Voor veel organisaties blijft verandermanagement in de praktijk een heikel punt. Vaak is de wil om te veranderen er wel, maar in de meeste gevallen slaagt men er niet in om de plannen goed ten uitvoer te brengen. In theorie is verandermanagement de afgelopen jaren verschoven van ‘probleemmanagement’ – waarin vooral werd geanalyseerd – naar een integraal, oplossingsgericht proces. Waar men voorheen vooral focuste op problematieken, het herontwerpen van werkprocessen, en de implementatie en evaluatie wordt er nu meer naar drie verschillende niveaus gekeken: technologie, organisatie en de mens. Wat hebben de medewerkers binnen de organisatie echt nodig en hoe kan dat in de organisatiestructuur of de werkprocessen worden opgenomen? Bij verandermanagement kan ook worden gedacht aan een goede relatie tussen medewerkers en interactie tussen betrokkenen. Eigenlijk een logische stap, gezien de mensen die er werken vaak voor het grootste gedeelte het succes van een organisatie bepalen.

Waar te beginnen?

Verandermanagement is iets waar je niet aan begint en niet mee eindigt. Het is een continu proces dat verweven dient te zijn in de werkcultuur. Dit proces ligt tegenwoordig vooral in het zoeken naar oplossingen en niet meer in het analyseren van problemen. Ontdek juist waar kansen liggen en wat ervoor nodig is om deze nieuwe doelen te bereiken. Naast verandermanagement op organisatieniveau, zoals het stellen van nieuwe doelen of het aanboren van nieuwe markten, is het ook goed continu aandacht te besteden aan veranderingen bij het gedrag van medewerkers. Dit is een proces dat lastiger zal zijn, aangezien gedrag van mensen slechts tot op zekere hoogte beïnvloedbaar is. Probeer te doen wat mogelijk is om medewerkers het beste uit zichzelf te laten halen. Denk hierbij aan het geven van verantwoordelijkheid, het aangaan van een dialoog en mensen op zoveel mogelijk manieren te betrekken bij de organisatie.

Appreciative inquiry

Tegenwoordig is het niet meer gebruikelijk om traditioneel verandermanagement toe te passen, omdat er vele makkelijkere manieren zijn om dit proces aan te pakken. Een methodiek die steeds vaker wordt toegepast is Appreciative Inquiry, ook wel AI genoemd. De focus ligt bij Appreciative Inquiry vooral op het aanboren of uitbreiden van aanwezige krachten van de organisatie. Veel aspecten van de positieve psychologie en sociale psychologie komen bij deze vorm van verandermanagement terug. Vragen die hierbij beantwoord worden, kunnen zijn: wat gaat er al heel erg goed binnen de organisatie en hoe kunnen we dit uitbouwen?

Probeer medewerkers niet te wijzen op alle pijnpunten, maar inspireer ze zodanig dat zij zelf willen verbeteren. Een manier om dit te doen is door ze onderzoek te laten doen bij soortgelijke organisaties. Dan kunnen ze een rapport of best practices opstellen met wat zij allemaal goed doen. De kans is groot dat medewerkers hierdoor de drive krijgen om hun eigen gedrag en aanpak ook in positieve zin te veranderen. Dan hoeven ze er niet op gewezen te worden wat zij niet goed doen. Wat er gebeurt is dat de medewerkers als deel van de oplossing worden beschouwd en niet als deel van het probleem. Dit komt de sfeer en het zelfvertrouwen ten goede wat uiteindelijk resulteert in een succesvollere onderneming. Appreciative inquiry betekent dan ook: (positief) waarderend onderzoeken. Een mooie manier van verandermanagement die elke organisatie zou moeten toepassen.

Valkuilen bij het integreren van verandermanagement

Aan ideeën is er meestal geen gebrek in organisaties. Theoretisch gezien zijn de meeste ambitieuze organisaties wel sterk als het gaat om verandermanagement, maar er lijkt een groot gat te zijn tussen theorie en praktijk. De volgende drie valkuilen op het gebied van de uitvoer van verandermanagement zijn veel voorkomend:

  1. Afspraken worden niet nagekomen: Waar men in veel organisaties tegenaan loopt, is dat er afspraken vaak niet worden nagekomen. Ze worden gemaakt met de intentie ze na te komen, maar er wordt geen prioriteit aan gegeven. Er hangt immers ook geen deadline aan wat vaak wel geldt voor andere werkzaamheden die uiteindelijk voorrang krijgen.
  2. Gebrekkige visie: De werkgevers blijken vaak onduidelijk te zijn over wat zij precies willen bereiken en wat hun visie is. Alle neuzen moeten dezelfde kant op staan om verandermanagement succesvol te integreren. Helaas is dat lang niet altijd het geval door slechte sturing van de top of onduidelijke visies en doelen. Er kan niet van medewerkers verwacht worden veranderingen door te voeren, terwijl zij niet weten waar het bedrijf heen wil.
  3. Nadruk leggen op externe factoren: Wat regelmatig voorkomt is dat medewerkers externe factoren aanwijzen die voor belemmering zouden zorgen om veranderingen door te voeren. Het kan namelijk nogal confronterend zijn wanneer ze hun werkwijze moeten veranderen terwijl ze zelf het idee hebben dat ze hun werk zo goed doen. Ook kan het zijn dat ze in eerste instantie niet inzien dat de verandering mogelijk is. Daardoor kunnen ze aannames doen als ‘collega’s zouden dit ook niet willen doen’ of ‘de middelen waar we over beschikken zijn te beperkt om die veranderingen door te voeren’. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers die externe factoren als reden gebruiken om niet te veranderen.

 

Succesvol verandermanagement integreren

Met bovenstaande valkuilen in het achterhoofd kan er gewerkt worden aan een succesvol verandermanagement. Om de valkuilen te ondervangen, is het van belang deze valkuilen voor te zijn alvorens ze de kop op steken. Wilt u voorkomen dat afspraken niet worden nagekomen? Stuur dan ook op het belang van verandermanagement en de hiervoor gemaakte afspraken. Spreek medewerkers erop aan als zij afspraken niet nakomen of een te afwachtende houding aannemen, zodat zij ook voelen wat de prioriteiten en verwachtingen zijn. Wees daarnaast duidelijk in de communicatie en maak de focus duidelijk aan iedere medewerker. Hierbij is het van belang dat er vooral wordt gestuurd op de uitvoer van de veranderingen en niet te veel op beleid. Laat medewerkers van elkaar leren en bied een platform voor het uitwisselen van ervaring en kennis. Een programma dat organisaties enorm kan helpen om te beginnen met integreren van onder andere verandermanagement, is Synergy.