Welke factoren hebben invloed op de werkdruk?

Een gezonde werkdruk is een belangrijk speerpunt voor zowel organisaties als hun medewerkers. Te veel druk ervaren is slecht voor de mentale en psychische gezondheid. Een burn-out en ziektes liggen op de loer. Maar liefst een derde van de werknemers in Nederland ondervindt een te hoge werkdruk.

Werkdruk te hoog

Een te hoge werkdruk is niet hetzelfde als werkstress. Werkstress kan wel een gevolg zijn van een hoge werkdruk, maar werkdruk is niet altijd een factor bij werkstress. Pesterijen, het ontbreken van werkplezier of de thuissituatie zijn enkele voorbeelden van oorzaken van werkstress zonder dat men last hoeft te hebben van werkdruk. Als de werkdruk te hoog is, houdt dat in dat medewerkers moeite hebben hun werkzaamheden te voltooien in de beschikbare tijd. Het kan ook zijn dat medewerkers niet aan bepaalde eisen kunnen voldoen. Het hoeft niet erg te zijn als de werkdruk tijdelijk te hoog is tijdens bepaalde periode, bijvoorbeeld in de vakantietijd of rond de feestdagen. Wanneer de druk op het werk langere tijd te hoog is of wanneer dit vaak het geval is, kunnen er wel problemen ontstaan bij medewerkers.

Vooral hoge werkdruk in de zorg en het onderwijs

De zorgsector en het onderwijs zijn beide schoolvoorbeelden als het gaat om te hoge werkdruk. Vooral bij verpleegkundigen en verzorgenden die met enige regelmaat extra diensten draaien wegens personeelstekorten is een te hoge werkdruk aan de orde van de dag. Het gevolg hiervan is dat de kwaliteit van de zorg logischerwijs achteruit gaat, maar ook komt het de gezondheid van de medewerkers niet ten goede. In deze sectoren is de kans op een burn-out of emotionele overbelasting groot. Er wordt immers met mensen gewerkt wat een flinke emotionele belasting met zich mee kan brengen. Vooral het tekort aan personeel en het vele werk dat documentatie met zich meebrengt in zowel de zorg als het onderwijs heeft zijn weerslag op de werkdruk. Hoge druk in het onderwijs is naast de bureaucratie ook voor een groot gedeelte toe te kennen aan het hoge aantal lesuren, de grote klassen en de toetsdruk.

Hoewel budgetten die zorginstellingen en het onderwijs te besteden hebben afhankelijk zijn van de politiek (denk aan bezuinigingen en bureaucratie), zijn deze organisaties gewezen op de zaken die wel binnen hun macht liggen: het economisch organiseren van het werk en voldoende aandacht besteden aan medewerkers. Besteed aandacht aan de inzetbaarheid op het gebied van hun gezondheid, vitaliteit en veiligheid.

Werkomstandigheden

De oorzaak van te hoge werkdruk kan liggen in de werkomstandigheden waarin een medewerker verkeert. Als een persoon structureel te weinig tijd te besteden heeft aan een opdracht, als men opdrachten krijgt die niet passen bij hun niveau of als men taken toegeschoven krijgt die men niet goed kan uitvoeren door het gebrek aan middelen, dan zal de werkdruk verhogen. Men kan ook een hoge werkdruk voelen wanneer zij aan te hoge kwaliteitseisen moet voldoen die niet of moeilijk waar te maken zijn. Het verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers kan hierin ook een rol spelen. Als een medewerker te zware verantwoordelijkheden krijgt, kan hij hier druk van gaan ervaren. Natuurlijk worden organisaties soms gedwongen om te roeien met de riemen die ze hebben, maar als het gaat om duurzaamheid van het personeel is het belangrijk hier een zekere balans in te vinden en aandacht te hebben voor struikelblokken waar medewerkers tegenaan lopen.

Persoonlijke situatie

Niet alleen bij de werkzaamheden kan de oorzaak van een te hoge werkdruk liggen; ook de persoonlijke situatie kan een oorzaak zijn. Zo kunnen er gebeurtenissen plaatsvinden in de thuissituatie die veel aandacht van de medewerker opeisen. Het is aan de werkgever om hier goed mee om te gaan en de medewerker te steunen. Daarnaast kan het karakter van invloed zijn op de hoeveelheid werkdruk die iemand ervaart. Perfectionisten, mensen die teveel hooi op de vork nemen en mensen die moeilijk nee kunnen zeggen creëren tot op zekere hoogte hun eigen hoge werkdruk. Ook hierbij is het aan de werkgever om deze mensen op de juiste manier te begeleiden om een duurzame inzetbaarheid te bereiken.

Werkdruk verminderen

Nu is het aan de werkgever om te zorgen voor een goede balans op de werkvloer tussen de hoeveelheid en niveau van het werk en de draagkracht van hun medewerkers. De ene persoon is de andere niet, dus wat medewerker A niet ervaart als een te hoge werkdruk, kan medewerker B bij dezelfde werkzaamheden wel degelijk als een te hoge werkdruk ervaren. Werkdruk verminderen is daarom altijd maatwerk en mensenwerk. Er zijn echter een aantal aandachtspunten waar elke organisatie rekening mee kan houden:

  1. Duidelijkheid: wees duidelijk naar medewerkers wat er van hen wordt verwacht. Wat zijn precies hun taken en verantwoordelijkheden? Wees ook duidelijk over arbeidsvoorwaarden of flexibele beloningen.
  2. Inzetbaarheid: maak medewerkers capabel en zelfverzekerd om hun werkzaamheden correct uit te voeren. Dat kan middels het aanbieden of verplicht stellen van opleidingen en cursussen. Denk hierbij ook aan cursussen als assertiviteit en time-management. Daarnaast is inzetbaarheid in de vorm van voldoende personeel ook zeer van belang. Zorg ervoor dat er voldoende personeel inzetbaar is om ziekte en pieken te kunnen opvangen.
  3. Alert: Wees alert op vroege signalen van te hoge werkdruk bij medewerkers. Denk hierbij aan vermoeidheidssignalen, deadlines die verstrijken of medewerkers die regelmatig overwerken. Ga hierover in gesprek, niet enkel met deze specifieke medewerkers, maar met het hele team.
  4. Zelfstandigheid: Door medewerkers eigen regie te geven, kan de werkdruk al verminderen. Ze hebben zo bijvoorbeeld zelf in de hand wat hun werkzaamheden zijn.
  5. Middelen: Voorzie medewerkers van degelijke middelen om hun werk goed uit te kunnen voeren. Dit kan in de vorm van apparatuur, maar ook in de vorm van tools en programma’s.
  6. Rust: Hoewel er op de werkvloer uiteraard vooral gewerkt moet worden, zijn rustmomenten minstens net zo belangrijk om de werkdruk te verminderen. Even stoom afblazen tijdens een potje darten of een aantal keer per dag pauzeren in een andere ruimte (of nog beter: buiten) kan een wereld van verschil maken. Na een drukke periode is het ook goed om even te profiteren van een periode van rust. Stuur medewerkers eens een keer eerder naar huis of ga iets leuks doen met het team.
  7. Synergy programma’s: Synergy programma’s kunnen werkgevers helpen medewerkers duurzaam inzetbaar te maken, wat onder andere inhoudt dat zij handvatten krijgen aangereikt de werkdruk bij het personeel te verminderen.

 

Werkdruk meten

Als een organisatie de stap heeft genomen om de druk te verlagen onder de medewerkers, is het allereerst van belang om de problemen die er zijn omtrent dit onderwerp in kaart te brengen. Stel hiervoor een lijst op van alle problemen waar medewerkers in de betreffende organisatie tegenaan kunnen lopen en die invloed zouden kunnen hebben op de werkdruk. Onderzoek vervolgens wat er leeft binnen de organisatie en waar de pijnpunten liggen. Dit kan op verschillende manieren: houd gesprekken met individuele medewerkers en stel een vragenlijst op met vragen op individueel-, team- en organisatieniveau. Er kan ook gekozen worden een MTO (medewerkerstevredenheidsonderzoek) af te nemen. Hiermee kan er een helder beeld geschetst worden over de medewerkerstevredenheid binnen de organisatie en met het programma Synergy MTO worden er tevens handvatten aangereikt deze obstakels op alle drie de niveaus weg te nemen.